Reservedeelnemers en uitvallers
Met behulp van bevestigingen en reminders proberen we het aantal uitvallers zoveel mogelijk te beperken. Helaas kunnen we het niet voorkomen. Wij adviseren daarom om voor elke vijf deelnemers één reserve in te plannen.
Wat is een uitvaller?
Iemand valt uit op het moment dat een van onderstaande situaties zich voordoet.
- Te laat. Iemand is meer dan 10 minuten te laat en je kiest ervoor de sessie te annuleren.
- Last-minute afzegging. Iemand zegt minder dan 48 uur voor aanvang van het onderzoek af. Bijvoorbeeld door ziekte of andere persoonlijke omstandigheden.
- No-show. Iemand komt niet opdagen.
- Technisch probleem. De deelnemer ervaart een technisch probleem met zijn of haar apparaat en krijgt deze niet binnen 10 minuten aan de praat.
Er worden geen kosten in rekening gebracht voor uitvallers.
Optie 1 - Reserves afnemen (aanbevolen)
Hierbij wordt er per 5 reguliere deelnemers 1 extra deelnemer geworven en ingepland. De reserves worden samen met de reguliere deelnemers ingepland. Dit betekent het volgende:
- Als er geen uitvallers zijn, worden er voor alle ingeplande deelnemers (incl. reserves) kosten in rekening gebracht.
- Als er wel uitvallers zijn, dan worden deze de kosten hiervoor in mindering gebracht op de factuur of worden de credits teruggestort op jouw account.
Voorbeeld: als je 10 deelnemers plus 2 reserves inplant (in totaal 12) en iedereen komt opdagen, dan worden alle 12 sessies gefactureerd. Als er echter één deelnemer uitvalt, worden de kosten van die sessie in mindering gebracht en betaal je voor 11 sessies.
Optie 2 - Geen reserves
Je kiest ervoor om geen reserves af te nemen. Dit betekent dat wij de reguliere deelnemers werven en inplannen. Als er uitvallers zijn, kun je na afronding van de laatst ingeplande sessie kiezen uit de volgende opties:
- Geen nieuwe deelnemers werven. Je neemt genoegen met een lagere n. De kosten voor de uitvaller(s) worden in mindering gebracht op de factuur of de credits worden teruggestort op jouw account.
- Vervangende deelnemers werven. Na afronding van de laatste sessie kun je doorgeven hoeveel vervangende sessies er nodig zijn. User Sense start vervolgens een nieuwe werving op, waarna vervangende sessies binnen onze reguliere doorlooptijd van 5 - 10 werkdagen ingepland kunnen worden.