Reserves, floaters en uitvallers

Met behulp van bevestigingen en herinneringen proberen we het aantal uitvallers tot een minimum te beperken. Helemaal voorkomen kunnen we het helaas niet. Om jouw onderzoek op schema te houden, kun je kiezen voor het inplannen van reserves of floaters. Voor beide opties adviseren we een verhouding van één extra deelnemer per vijf reguliere deelnemers.

De meeste klanten kiezen voor reserves óf floaters — niet beide. Het belangrijkste verschil:

• Een reserve neemt deel aan een ingeplande sessie en wordt alleen in rekening gebracht als de sessie daadwerkelijk plaatsvindt.
• Een floater staat stand-by en wordt altijd volledig in rekening gebracht, of de floater nu wordt ingezet of niet.

Wat is een uitvaller?

Een deelnemer wordt als uitvaller beschouwd in een van de volgende situaties:

• Te laat: De deelnemer is meer dan 10 minuten te laat en je besluit de sessie te annuleren.
• Last-minute annulering: De deelnemer annuleert minder dan 48 uur voor de start van het onderzoek — bijvoorbeeld door ziekte of andere persoonlijke omstandigheden.
• No-show: De deelnemer komt niet opdagen.
• Technisch probleem: De deelnemer ervaart een technisch probleem met zijn apparaat en kan dit niet binnen 10 minuten oplossen.

Voor uitvallers zelf worden geen kosten in rekening gebracht.

Optie 1 - Reserves inplannen

Een reserve is een extra deelnemer die volledig wordt ingepland in jouw onderzoek, naast de reguliere deelnemers. De reserve neemt deel aan zijn sessie zoals gepland en fungeert als back-up als een andere deelnemer uitvalt.

Hoe het werkt:

• Zijn er geen uitvallers, dan worden alle ingeplande deelnemers in rekening gebracht, inclusief de reserves.
• Zijn er wel uitvallers, dan worden de kosten van die sessies van de factuur afgetrokken of worden de bijbehorende credits teruggestort op jouw account.

Voorbeeld: 5 deelnemers + 1 reserve, geen uitval

Alle 6 sessies vinden plaats zoals gepland. Je wordt gefactureerd voor alle 6 sessies.

Voorbeeld: 5 deelnemers + 1 reserve, 1 uitvaller

Eén reguliere deelnemer valt uit, maar de reserve neemt deel zoals gepland. Je houdt 5 voltooide sessies over en wordt gefactureerd voor 5 sessies. De uitvaller wordt niet in rekening gebracht.

Optie 2 – Floaters inplannen

Een floater is een extra deelnemer die wordt geworven en stand-by wordt gehouden, maar niet wordt ingepland op een vast tijdslot. Als een reguliere deelnemer uitvalt, wordt de floater gebeld en wordt verwacht dat hij direct kan deelnemen aan de sessie.

Omdat floaters langer beschikbaar moeten blijven en op korte termijn moeten kunnen deelnemen, ontvangen zij een hogere incentive dan reguliere deelnemers. De volledige kosten van de floater — zowel de recruitment fee als de incentive — worden altijd in rekening gebracht, ongeacht of de floater uiteindelijk wordt ingezet. 

Hoe het werkt:

• Zijn er geen uitvallers, dan wordt de floater niet opgeroepen, maar wel volledig gefactureerd.
• Is er wel een uitvaller en springt de floater in, dan wordt de floater volledig gefactureerd. De uitvaller zelf wordt niet in rekening gebracht.
• Is er wel een uitvaller, maar is de floater onbereikbaar of niet in staat deel te nemen, dan worden er geen kosten in rekening gebracht voor de floater. De uitvaller zelf wordt ook niet in rekening gebracht.

Optie 3 – Geen reserves of floaters

Je kunt er ook voor kiezen om geen reserves of floaters in te plannen. In dat geval werven en plannen we alleen de reguliere deelnemers. Als er uitval optreedt, kun je na de laatst ingeplande sessie beslissen hoe je verder wilt:

• Accepteer een lagere steekproefgrootte (n). De kosten van de uitvaller(s) worden van de factuur afgetrokken of de bijbehorende credits worden teruggestort op jouw account.
• Vraag om vervangende deelnemers. User Sense start dan een nieuwe wervingsronde. De vervangende sessies kunnen binnen onze standaard doorlooptijd van 5–10 werkdagen worden ingepland. Bij managed service projecten worden de project management kosten opnieuw in rekening gebracht voor de aanvullende wervingsronde.

Voorbeeld: 5 deelnemers + 0 reserves/floaters, 1 uitvaller

Eén deelnemer valt uit. Dit valt binnen de verwachte no-show rate van 1 op 5. Je hebt twee opties:

• Accepteer 4 voltooide sessies. De uitvaller wordt niet in rekening gebracht.
• Vraag om een vervanger. Bij managed service projecten worden de project management kosten opnieuw in rekening gebracht voor de aanvullende wervingsronde, omdat de uitval binnen de verwachte no-show rate valt.

Wat als de uitval hoger is dan verwacht?

De verwachte no-show rate is 1 uitvaller per 5 deelnemers. Is de uitval hoger dan deze rate, dan regelt User Sense vervangende deelnemers kosteloos — inclusief project management kosten waar van toepassing.

Voorbeeld: 5 deelnemers, 2 uitvallers

Twee deelnemers vallen uit, wat meer is dan de verwachte 1 op 5. De eerste uitvaller valt binnen de verwachte rate, de tweede daarboven. User Sense regelt één gratis vervangende deelnemer om jouw onderzoek terug te brengen binnen de verwachte no-show rate. De vervangende sessies kunnen binnen onze standaard doorlooptijd van 5–10 werkdagen worden ingepland.

Dit geldt ongeacht of je hebt gekozen voor reserves, floaters of geen van beide.